Zgodność prawna i pełne bezpieczeństwo

Główne wymagania proceduralne

1. Ustawa o ochronie sygnalistów – Twoje nowe obowiązki prawne

Ogólny opis i kluczowe obowiązki

Celem ustawy jest ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa (sygnalistów), uzyskanych w kontekście związanym z pracą. Ustawa ma stworzyć bezpieczne i poufne kanały raportowania nieprawidłowości, chroniąc sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

Obowiązek wdrożenia procedur dotyczy:

Podmiotów prawnych, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 osób.
Wszystkich podmiotów działających w sektorze finansowym (niezależnie od liczby zatrudnionych).

Główne wymagania proceduralne

Podmioty objęte ustawą muszą działać natychmiast, pamiętając o krytycznych terminach:

Ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych: musi ona być skonsultowana z pracownikami/związkami zawodowymi.
Udostępnienie bezpiecznych kanałów zgłoszeń: wewnętrzne kanały muszą zapewniać poufność tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Prowadzenie rejestru zgłoszeń: należy prowadzić dokładny i bezpieczny rejestr wszystkich otrzymanych zgłoszeń.
Zapewnienie terminów reakcji: pracodawca musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni, a następnie udzielić informacji zwrotnej o podjętych działaniach następczych w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące.

2. Najważniejsza konsekwencja: zakaz działań odwetowych

Ustawa wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych (retorsji) wobec sygnalisty.

Działania odwetowe obejmują m.in.: zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, degradację, a nawet mobbing związany ze zgłoszeniem.
Odwrócony ciężar dowodu: w sprawach cywilnych to pracodawca ma obowiązek udowodnić, że podjęte działanie (np. zwolnienie) nie miało związku ze zgłoszeniem dokonanym przez sygnalistę.

3. Sankcje i konsekwencje dla firm: dlaczego działanie jest konieczne TERAZ?

Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów niesie za sobą niezwykle poważne konsekwencje, które można podzielić na trzy główne kategorie: karne, cywilne oraz wizerunkowe. Poniżej przedstawiamy szczegółowe sankcje za poszczególne naruszenia:

Poważne konsekwencje karne:

Podejmowanie działań odwetowych (np. zwolnienie, degradacja sygnalisty):
- Sankcja: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2-3.
- Kluczowa uwaga: jest to najwyższe ryzyko karne dla kadry zarządzającej.
Utrudnianie dokonania zgłoszenia:
- Sankcja: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Ujawnienie tożsamości sygnalisty:
- Sankcja: grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- Kluczowa uwaga: naruszenie zasady poufności jest traktowane jako przestępstwo.

Sankcja administracyjna:

Brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłoszeń:
- Sankcja: kara grzywny (do 5000 zł).
- Kluczowa uwaga: dotyczy bezpośrednio podmiotu prawnego i osób wyznaczonych do wdrożenia.

Ryzyko cywilne i wizerunkowe:

Niezależnie od sankcji karnych, firmy muszą liczyć się z:

Roszczeniami cywilnymi: sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo dochodzić odszkodowania przed sądem cywilnym za poniesioną szkodę.
Kryzysem wizerunkowym: upublicznienie informacji o naruszeniu przepisów i nałożonych sankcjach może trwale zniszczyć reputację firmy i podważyć zaufanie rynku.

Działaj teraz, by skutecznie zarządzać ryzykiem i zapewnić pełną zgodność (compliance) z nowymi regulacjami.

4. Outsourcing inspektora: wybierz niezależność, zyskaj bezpieczeństwo

Wdrożenie procedur wymaga nie tylko wiedzy, ale przede wszystkim obiektywności w zarządzaniu zgłoszeniami. Powierzanie tego zadania wewnętrznym pracownikom stwarza wysokie ryzyko.

🛡️ Koniec z konfliktem lojalności.

Wewnętrzne rozpatrywanie zgłoszeń stawia wyznaczonego pracownika (np. specjalistę HR) w niezwykle trudnej sytuacji:

Gdy pracownik zgłosi naruszenie dotyczące kierownictwa (np. podejrzenia nieprawidłowego zarządzania środkami lub inne naruszenia prawa), osoba wewnętrznie odpowiedzialna stoi w obliczu konfliktu lojalności i obowiązku prawnego.

O ile tożsamość sygnalisty jest chroniona, to tożsamość pracownika przyjmującego zgłoszenie pozostaje znana. Wymaga się od niego, aby bezstronnie podjął działania, co jest niemal niemożliwe w strukturze zależności służbowej. Nasz zewnętrzny inspektor eliminuje ten konflikt. Jesteśmy prawnie zobowiązani do zachowania obiektywności, działając w Waszym imieniu, ale poza Waszą wewnętrzną strukturą zależności.

✨ Kluczowe korzyści z wyboru zewnętrznego inspektora zgłoszeń

Niezależność i obiektywizm: eliminuje ryzyko konfliktu lojalności i obaw przed odwetem u osób prowadzących postępowanie.
Gwarancja poufności: korzystamy z szyfrowanego, bezpiecznego kanału, zapewniając pełną ochronę tożsamości.
Pełna zgodność prawna (compliance): gwarantujemy, że każdy element systemu spełnia rygorystyczne wymogi ustawy i RODO.
Terminowość i skuteczność: przejmujemy zarządzanie krytycznymi terminami (7 dni i 3 miesiące) oraz profesjonalne prowadzenie rejestru zgłoszeń.
Oszczędność zasobów: eliminujesz konieczność angażowania i szkolenia własnych pracowników w skomplikowane procesy.