Mit „poufnej skrzynki HR”: kiedy adres e-mail zagraża firmie karami RODO

Wiele firm, zaskoczonych rygorem ustawy o ochronie sygnalistów, szuka szybkich, „domowych” rozwiązań. Najczęstszym i najbardziej ryzykownym błędem jest ustanowienie kanału zgłoszeń w postaci ogólnodostępnego adresu e-mail, np. zgloszenia@firma.pl lub co gorsza np. hr@firma.pl.

Choć wydaje się to logiczne i proste, organy kontrolne (UODO i PIP) już w fazie upomnień wskazują: taki kanał nie spełnia wymogów ustawowych, a wręcz naraża firmę na kary z tytułu naruszenia RODO!

Dlaczego zwykła skrzynka e-mail to pułapka?

Ustawa wymaga, aby kanał zgłoszeń zapewniał bezpieczeństwo, poufność i ochronę tożsamości sygnalisty. Zwykła, wewnętrzna poczta elektroniczna nie gwarantuje żadnego z tych elementów:

Brak szyfrowania (RODO): Zgłoszenia zawierają dane osobowe i informacje wrażliwe. Wewnętrzny serwer pocztowy często nie zapewnia wymaganych mechanizmów szyfrowania dla poufnej komunikacji, co w przypadku kontroli UODO jest podstawą do nałożenia kary za brak należytego zabezpieczenia danych.
Ryzyko ujawnienia tożsamości: Dostęp do skrzynki zazwyczaj posiada więcej niż jedna osoba (np. administrator IT, szef HR, asystent). Jeśli wiadomość trafi na skrzynkę ogólną, nie ma gwarancji, że tożsamość sygnalisty pozostanie znana wyłącznie upoważnionym osobom prowadzącym postępowanie. To bezpośrednie naruszenie ustawy.
Brak gwarancji impartialności: Sygnalista, widząc, że ma zgłosić nieprawidłowość na adres kontrolowany przez osoby bezpośrednio zaangażowane w codzienne operacje (lub potencjalnie dotknięte zgłoszeniem), straci zaufanie. Zamiast skorzystać z wewnętrznego kanału, od razu skieruje zgłoszenie na zewnątrz (np. do PIP lub Policji), co oznacza utratę kontroli nad sprawą przez firmę.

Rozwiązanie: postaw na zewnętrzny, szyfrowany system

Zamiast ryzykować karę za naruszenie RODO i utratę zaufania sygnalistów, klucz leży w zewnętrznym, profesjonalnie zabezpieczonym kanale, zarządzanym przez podmiot niezależny.

Nasza usługa eliminuje to ryzyko poprzez:

Dedykowaną, szyfrowaną platformę: Zgłoszenia trafiają na zaszyfrowany serwer, do którego dostęp ma tylko upoważniony administrator (Detektywi Koras).
Neutralność: Jako zewnętrzny Administrator, eliminujemy ryzyko konfliktu interesów i gwarantujemy bezstronną weryfikację faktów.
Bezpieczeństwo prawne: Prowadzimy postępowania zgodnie z najwyższymi standardami RODO i wymogami ustawy, chroniąc Państwa firmę przed sankcjami finansowymi.

Nie czekaj, aż UODO uzna Twoją "poufna skrzynkę" za rażące zaniedbanie. Skontaktuj się z nami i zabezpiecz swoją firmę jeszcze w tym roku.